מזכירות בכירה הוא תפקיד הזקוק להכשרה הבסיסית של מזכירות, אך עם זאת מדובר בתפקיד שונה במהותו משמו המתעתע. בעוד שתפקיד המזכירות עוסק יותר במהות הטכנית של התפקיד אשר פועל רק על פי ההוראות המוטלות עליו "מלמעלה". מזכירה בכירה עובדת כיד ימינם של מנהלים בכירים ומנהלים זוטרים, היא קובעת עבורם פגישות, מארגנת משלחות, מנהלת את יומן הפגישות שלהם, מבצעת עבורם את ההכנות לפגישות ומסדרת את התיקים הרלוונטיים לכל משימה ועוד שכיום, העידן הטכנולוגי יצר מצב בו תפקידיה הקלאסיים של המזכירה מתרחבים גם לכדי עיסוק בכספים והנהלת החשבונות ומשימות מהותיות שיקבעו את הרווח האפשרי של בית העסק על ידי חיסכון או הגדלת הרווח.
תפקידה של המזכירה הבכירה מתרחב גם לתפעול התוכנות הממוחשבות לניהול משרד, הפקת דו"חות שונים וגם הכנת מצגות עבור המנהל, שמירה על תפעול קשרים עם גורמים מחו"ל ועוד
מה נלמד במסגרת הקורס?
כאמור, כל מועמדת המעוניינת להתחיל לעבוד כמזכירה בכירה נדרשת להגיע אליו עם ידע מוקדם בתחום המזכירות או הפקידות כשבמהלך הקורס מזכירה בכירה עצמו, ילמדו הסטודנטים את כל מאפייני הארגון, החל משיווק, מסוגי ארגונים שונים והתנהלותם, מושגי יסוד בכלכלה וחשבונאות, יח"צ, הכרות מעמיקה עם יישומי מחשב מתקדמים כגון אאוטלוק, פאוור פוינט, אקסל, וורד, והאינטרנט, הנהלת חשבונות בסיסית, עבודה בווינדוס, מערכות ניהול מידע ו-crm, שיפור יכולות הקלדה, ניהול רשומות ותיוקים ממוחשבים, הוצאות מסמכי הנהלה, סיכום דיונים ועוד. הקורס כמובן מלווה בתרגול עיוניים ומעשיים המותאמים לנושאי הקורס על מנת שהסטודנטים יווצרו כמה שיותר רקע תעסוקתי וניסיון מעשי שיחזק את קורות החיים שלהם בחיפוש אחר עבודה בשוק.
לרשימת המוסדות המציעים קורס מזכירה בכירה בפורטל לימודים לחצו כאן
מהו בדיוק קורס מזכירה בכירה?
מעבר להכשרת מזכירות בכירה קיימים גם קורסים של מזכירות רפואית, המכשיר את הלומדים לעסוק באירועים רפואיים, להדריך את המטופלים לפני הפגישה ולעסוק בטפסים רפואיים; קורס מזכירות משפטית, המכשיר את הסטודנטים לעבוד בתחום המשפטי והביורוקרטיה הקשורה בו כגון מסמכים, תיוקים, סיווג תוצאות משפט, הצעת תביעות לבתי המשפט, עריכת חוזים קבלת קהל וכו'; מזכירות ההייטק - מזכירות הייטק מלמדת התמודדות עם רשתות פנים ארגוניות, יישומי מחשב ואינטרנט, טיסות וקשר עם שלוחות בינלאומיות של החברה, ארגון ציוד התקשורת ועוד. חוץ מהכשרות אלה קיימת גם הכשרה בתחום מזכירות ביטוח.
מהן היכולות הנדרשות ממזכירה בכירה?
בעוד תפקיד המזכירה / הפקיד הבסיסי הוא לענות לטלפונים, קבלת הודעות, סינון שיחות, תיוקים וקבלת קהל, העברת שיחות, ביצוע הקניות למשרד ועוד, תפקידה של המזכירה הבכירה מתרחב גם לתפעול התוכנות הממוחשבות לניהול משרד, הפקת דו"חות שונים וגם הכנת מצגות עבור המנהל, שמירה על תפעול קשרים עם גורמים מחו"ל ועוד, מה שדורש מהמועמדים ומהמועמדות להיות בעלי שליטה גבוהה בשפה האנגלית, יחסי אנוש גבוהים ויכולת יצירתית להעניק ולהציע פתרונות למצבים שונים. מדובר בתחום מקצוע אשר יוכל להתאים למגוון האוכלוסייה, החל מאמהות, בוגרי לימודים בתחומים כגון משאבי אנוש או מדעי החברה ועד לפנסיונרים אשר מחפשים עבודה לאחר גיל הפרישה.