התפתחות תפקידה של המזכירה
כשאנחנו שומעים את המילה מזכירה, רובינו עדיין מדמיינים את תפקיד המזכירה הקלאסית הנדרשת להכין למנהל את רשימותיו לקראת פגישות, מכינה עבורו את לוחות הזמנים שקבע ולמעשה לא לוקחת צעד אקטיבי ופעיל, אלא ממלאת תפקיד פסיבי שממתין לקבל את המשימות החדשות. עם זאת, מאז הפציע לעולם מקצוע המזכירה, תפקידה המהותי עבר מהפך של 180 מעלות וכיום תפקיד המזכירה הוא למעשה תפקיד של ניהול המשרד והיא לוקחת תפקיד פעיל יותר אשר לעיתים גם מאפשר למנהלים לעזוב את המשרד בידיעה כי המזכירה תוכל לנהל את המשרד בהיעדרו ולוודא כי אנשי הצוות ממשיכים במשימותם כראוי. לכניסתו של המחשב היה חלק משמעותי בשינוי התפקיד של המזכירה הקלאסית כאשר הוא איפשר לזרז תהליכים ולשחרר את אנשי המקצוע מהמשימות המתרחנות כגון עיבוד תמלילים, ניתוב שיחות ועוד למשימות אדמיניסטרטיביות, כאשר היום, עם הפיתוחים החדשים שקיימים במערכות המחשב, המנהל יכול גם לנהל את המשרד מביתו, גם באמצעות ניהולה של המנהלת האדמיניסטרטיבית (המזכירה). לכן, המועמדים הניגשים לפתקידי המזכירות נדרשים להיות בעלי כישורים וידע גבוהה מבעבר, כמו גם היכולת לקבל החלטות במקום, לאלתר כשצריך, לספק פתרונות יצירתיים, או לנקוט יוזמות עצמאיות וכמובן להכיר את התעשייה בה הם עובדים. עם התקדמות הטכנולוגיה ודרישות התפקיד הובן כי ניתן לפתוח קורסים ייעודיים בהם המשתתפים יוכלו לרכוש את הכישורים הדרושים לתפעול נכון של המשרד, בין אם מדובר בתוכנות מיחשוב שונות, כיצד לנהל צוות, להאציל סמכויות ועוד ונפתחו הקורסים השונים למזכירות וניהול משרד במגוון מוסדות ברחבי הארץ.
קורס מזכירות וניהול משרד
כאמור, במהלך הקורס מזכירות וניהול משרד, הסטודנטים רוכשים את הכלים לקראת תפקדים וביצוע התפקיד בצורה אסרטיבית, יעילה ותפוקתית, תוך הקניית הידע המקצועי לכלל תחומי הניהול של המשרדים המודרניים. תפקידם של בוגרי הקורס יהיה לרכז את פעילותו, להיות בקיאים בכל משימותיו, לגשר בין פערים במחלקות שונות, ולעיתים גם להוות עבור העובדים אוזן קשבת ותומכת, והקורס מסוגל לספק להם את ההכנה הראויה לשם כך. מטרת הקורס היא לשפר את סביבת העבודה במשרד, הקניית הידע והכלים האפקטיבים ביותר על מנת שהמשרד ינוהל באופן שותף בין המנכ"ל למזכירות והסטודנטים אף זוכים לעבור שיעורי ניהול עובדים, או כיצד ניתן לאחסן כמות גדולה של מידע, כיצד להפעיל תוכנות משרדיות ייעודיות וכיצד לאפשר למנכ"ל לקבל תמונה רחבה בכל נושא ובכל רגע ורגע.
תכני הלימוד בקורס מזכירות וניהול משרד
תוכנית הלימודים בקורס מזכירות וניהול משרד משתנה ממוסד למוסד. עם זאת ברוב המוסדות השונים קיימות מסגרות של שיעורים והרצאות עיוניות יחד עם לימודים וסדנאות מעשיות אשר יספקו לסטודנטים סימולציות שיקנו להם ידע מעשי ויפתח את היכולות האישיות הנדרשות במסגרת עבודה זו. בין מגגון הנושאים אותם לומדים בקורס, ניתן למצוא נושאים כגון: שיפור יכולות הקלדה, עקרונות בניהול לשכה, עבודה בסביבה ממוחשבת על תוכנות אופיס, חשיבות השירותיות, חשיבות המבנה הארגוני, ניהול לוחות זמנים, כתיבה רשמית, התמודדות עם ריבוי משימות, כלכלת משרד, תיעוד מידע, הכרת סרגל המשימות, ניהול תוכניות בשולחן העבודה, ניהול קבצים ותיקיות, הכרת פונקציית העזרה, שימוש בקיצורי דרך, הכרת לוח בקרה, הכרת תוכנת אקסל, הכרת WORD, מבנה רשת האינטרנט, הכרת תוכנת OUTLOOK, מנועי חיפוש נפוצים, פיננסים, הכרת דפדפנים, הורדת קבצים באופן בטוח, יומן אלקטרוני, מידור מידע, שיחות וידאו, סודיות ועוד. לרשימת מוסדות באתרנו המלמדים מזכירות וניהול משרד
האם ישנם מסלולי מיקוד?
כיוון שמקצוע המזכירות קיים למעשה בכל תעשייה בישראל, ולמעשה אין משרד שלא מעסיק מזכירה בתפקיד כזה או אחר, היום ישנם קורסים ייעודיים למזכירות בתעשיות השונות על מנת להכשיר את אנשי המקצוע בתעשייה בה הם עובדים כדי שיוכלו לזרז תהליכיים משרדיים ולשחרר את חברי הצוות מלעסוק בפעולות אדמיניסטרטיביות. כיום ישנם קורסים ל: מזכירה בהייטק, מזכירה משפטית, מזכירה רפואית וקורס מזכירת ביטוח. הקורסים הללו מספקים לסטודינטים ידע מורחב בנושא התעשייה בה הם יעבוד בין אם מדובר בניהול חוזים בתעשייה המשפטית, מיון טפסים רפואיים והדרכה ראשונית לאנשים המבקשים ייעוץ רפואי, ניהול ושירות לקוחות בתעשיית הייטק, וניהול טפסיים ביטוחיים יחד עם הוראות והכוונות ראשוניות למבוטחים ועוד הרבה מעבר.
איפה לומדים קורס מזכירות וניהול משרד?
כאמור, מדובר במקצוע שקיים בכל עיר, מושב או קיבוץ בישראל ולכן ישנם קורסים ומוסדות לימוד המפוזרים ברחבי הארץ. להלן מגוון מוסדות הלימוד המציעים קורס מזכירות וניהול משרד בפורטל לימודים:
HIGHWAY - לומדים לעשות עסקים - הלימודים מתקיימים בתל אביב
מכללת אינטלקט אקדמון - חטיבת מנהל ותעשייה - הלימודים מתקיימים במפרץ חיפה צומת ק. אתא
המכללה האקדמית גליל מערבי - הלימודים מתקיימים בעכו
המכללה הטכנולוגית תל חי - היחידה ללימודי חוץ - הלימודים מתקיימים בתל חי
המכללה המשותפת - מרוויחים קריירה - הלימודים מתקיימים בנתניה, מפרץ חיפה, חדרה וסכנין
המכללה הרב תחומית - מכללה להכשרה מקצועית - הלימודים מתקיימים בחיפה וקריית ביאליק בשעות הערב בלבד
המכללה לניהול - הלימודים מתקיימים בחדרה ובנתניה
מכללת סטרים - הלימודים מתקיימים בסכנין
קהל היעד לקורס מזכירות וניהול משרד
קהל היעד של קורס מזכירות וניהול משרד פונה למועמדים בעלי יכולות ארגוניות גבוהה, שקטים וכאלה שמסוגלים לרדת לכל הפרטים הקטנים. כמו-כן רצוי שהמועמדים יהיו אנשי שיח אשר מסוגלים לתקשר היטב עם אנשי הצוות, אחראים ובעלי ראייה למרחק, על מנת שיוכלו לשבת עם המנכ"ל והלאה ולדעת לנהל להם את לוחות הזמנים, לטפל עבורם במשימות אדמיניסטרטיביות על מנת לחסוך להם זמן ועוד. לעיתים זה עלול להישמע לאנשים שונים כמקצוע לא נוצץ, אך כאשר אתם יושבים עם המנכ"ל, מנהל החברה, ראשי הצוות ומשתתפים בהתכנסויות וועדה, אתם תיחשפו לכל פעולת קבלת ההחלטות, כיצד נבנים הקשרים השונים של החברה ותיהיו למעשה בכל סוד העניינים של האירגון.
תנאי קבלה לקורס מזכירות וניהול משרד
המועמדים הניגשים לקורס מזכירות וניהול משרד נדרשים להיות בעלי תעודת 12 שנות לימוד לפחות, כאשר בחלק מן המוסדות תידרשו להיות בעלי תעודת בגרות מלאה. בנוסף לכך, ישנם מוסדות אשר יידרשו מהמועמדים לעבור ראיון \ בחינת קבלה למוסד על מנת לוודא כי המועמדים מתאימים לאופי המוסד ותוכנית הלימודים. לרשימת מוסדות באתרנו המלמדים מזכירות וניהול משרד
משך הלימודים לקורס מזכירות וניהול משרד
בדומה לתאני הקבלה ותוכנית הלימודים, גם משך הלימודים של הקורס יכול להשתנות לפי בחירת המוסד הרלוונטי. עם זאת, בממוצע אורך הקורס כ-5 חודשים ובסיום הלימודים יקבלו הבוגרים, שעמדו בכל משימות הקורס בהצלחה, תעודת גמר במזכירות וניהול משרד מטעם המוסד בו למדו.
אפשרויות תעסוקה לבוגרי קורס מזכירות וניהול משרד
בוגרי הקורס יכולים להשתלב למעשה בכל תעשייה קיימת בישראל. אין משרד היום שלא מחזיק במזכירה אחת לפחות ובוגרי הקורס משתלבים במקומות תעסוקה כגון: משרדי רואי חשבון, בנקים, חברות הייטק, משרדי נסיעות, משרדי עורכי דין, מפעלים, חברות טבע, משרדים ממשלתיים ועוד.
לימודי המשך לבוגרי קורס מזכירות וניהול משרד
בוגרים רבים בוחרים לנצל את סיום הקורס לפיתוח המשך ומחליטים להמשיך את לימודיהם ולרכוש מיומנויות נוספות בתחום הלוגיסטיקה וניהול מערכות מידע, בין אם מדובר בלימודים אקדמיים או קורסים מקצועיים, על מנת שיוכלו להגיע לתפקידים בכירים יותר במקום עבודתם. בין מגוון לימודי ההמשך ניתן למנות קורסים כגון: חשבי שכר, הנהלת חשבונות, מנהל כספים, יועץ מס, הנהלת חשבונות מעשי, משאבי אנוש, יועץ פנסיוני, חשבשבת ועוד.